פוסטים

תוכנה לניהול גבייה

דו”ח גביה – מי חייב לך כסף?

דוח הגבייה מציג את רשימת הלקוחות החייבים, לכל לקוח מפורטת פרטי החשבונית עליה הוא חייב והתשלום החלקי בגינה אם היה כזה.

בדוח הגבייה אנחנו בעצם נראה את התנועות ה”לא מתואמות” של הלקוחות, הכוונה היא שכל חשבונית שלא תואמה לה קבלה באופן מלא תופיע בדוח הגבייה.
איך מתבצע התיאום?
התיאום יכול להתבצע בשתי דרכים:

1. תוך כדי הקבלה –

במידה ואפשרות זאת לא פועלת אצלכם, היכנסו להגדרות > פרטי חברה > דגל תיאום = 1.
כאשר מסך התיאום מופיע יש לסמן ב V את החשבוניות אותן הקבלה סוגרת וללחוץ על הכפתור: המשך עם תיאום.

2. במסך התאמת כרטסת –

תפריט ראשי > מכירות ושיוק > התאמת כרטסת > התאמה ידנית מונחית
מעלים את הלקוח – מצד ימין יוצגו כל תנועות החובה – למשל חשבוניות ומצד שמאל יופיעו כל תנועות הזכות למשל קבלות.
בלחיצה כפולה על שורה, היא יורדת למטה
יש להוריד למטה את התנועות המתאימות זאת לזאת וללחוץ למעלה על הכפתור תאם.

בכמידה והתנועות שנבחרו אינן תואמות במלואן ויש הפרש, המערכת תציג שתי אפשרויות:
תאם עם הפרש – במצב זה היתרה תישאר בצד הגדול ותמשיך להופיע בדוח הגבייה
צור פקודת הפרשים – במצב זה תירשם פקודת יומן על סך היתרה לטובת הכרטיס שייבחר והיתרה לא תופיע עוד בדוח הגבייה.


 

מס”ב לקוחות

תוכנה לניהול גבייה אוטומטית

מס”ב – מרכז סליקה בנקאי

חיוב אוטומטי באמצעות שידור הוראת קבע למס”ב על ידי מערכת עצמאית המאפשרת ייצור רשימה לחיוב בהוראות הקבע
אפשרות ייבוא רשימות מהנהלת החשבונות ולערוך אותה ע”פ הצורך וביצוע בקרה על הוראות הקבע שבוצעו ושטרם בוצעומס"ב - מרכז סליקה בנקאי בתוכנה לניהול עסק וגבייה מנג'ר פרימיום

התוצאה:
גבייה יעילה ואיכותית תוך חיסכון במשאבים, בטעויות ובחיכוכים עם הלקוחות

צילום מסך של עמוד מס"ב בתוכנה לניהול גבייה מנג'ר פרימיום

 


 

תוכנת סליקה מרובת לקוחות

יכולת סליקה מרובת לקוחות באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מאפשר ביצוע חיוב שיטתי ויעיל במינימום זמן ומינימום טעויות, וחוסך שעות עבודה מרובות של עובדי הנהלת חשבונות בחברה. יתרונות עיקריים של המודול:

  • ניהול משלמים – ייבוא רשימת חייבים המכילה פרטי כרטיס אשראי לסליקה ONLINE דרך האינטרנט.
  • גבייה יעילה – ייעול תהליך הגבייה מול הלקוחות.
  • חיסכון בזמן – אין צורך לבצע סליקה ידנית לכל לקוח ולקוח, המערכת מבצעת באופן אוטומטי סליקה מרובה לכל הרשימה ומפיקה דוח ביקורת על הביצועים.
  • חיסכון במשאבים – המערכת מייצרת קבלות באופן אוטומטי וכן, את פקודת היומן המעדכנת את כרטיס הנהלת חשבונות של הלקוח.

מינימום טעויות ומקסימום יעילות!

לעבודה עם המודול יש צורך להיות מנויים בחברת קרדיט 2000.

 

מודולים נוספים שימושיים לניהול הגבייה הם:

מודול סליקה מרובת לקוחות , מודול מס”ב לקוחות , דו”ח גבייה

דו”ח גבייה

דוח הגבייה מציג את רשימת הלקוחות החייבים, לכל לקוח מפורטת פרטי החשבונית עליה הוא חייב והתשלום החלקי בגינה אם היה כזה.

בדוח הגבייה אנחנו בעצם נראה את התנועות ה”לא מתואמות” של הלקוחות, הכוונה היא שכל חשבונית שלא תואמה לה קבלה באופן מלא תופיע בדוח הגבייה.
איך מתבצע התיאום?
התיאום יכול להתבצע בשתי דרכים:

1. תוך כדי הקבלה –

במידה ואפשרות זאת לא פועלת אצלכם, היכנסו להגדרות > פרטי חברה > דגל תיאום = 1.
כאשר מסך התיאום מופיע יש לסמן ב V את החשבוניות אותן הקבלה סוגרת וללחוץ על הכפתור: המשך עם תיאום.

2. במסך התאמת כרטסת –

תפריט ראשי > מכירות ושיוק > התאמת כרטסת > התאמה ידנית מונחית
מעלים את הלקוח – מצד ימין יוצגו כל תנועות החובה – למשל חשבוניות ומצד שמאל יופיעו כל תנועות הזכות למשל קבלות.
בלחיצה כפולה על שורה, היא יורדת למטה
יש להוריד למטה את התנועות המתאימות זאת לזאת וללחוץ למעלה על הכפתור תאם.

בכמידה והתנועות שנבחרו אינן תואמות במלואן ויש הפרש, המערכת תציג שתי אפשרויות:
תאם עם הפרש – במצב זה היתרה תישאר בצד הגדול ותמשיך להופיע בדוח הגבייה
צור פקודת הפרשים – במצב זה תירשם פקודת יומן על סך היתרה לטובת הכרטיס שייבחר והיתרה לא תופיע עוד בדוח הגבייה.

מודולים נוספים שימושיים לניהול הגבייה הם:

מודול מס”ב ספקים , מודול מס”ב לקוחות

דוח גיול חובות על פי תאריך ערך

דוח גיול חובות בתוכנה לניהול גבייה – מנג’ר

דוח זה מציג את החוב על פי הגיל שלו, למשל: החוב = 1000 ש”ח אבל מתוכם, ע”פ פי תנאי התשלום של הלקוח 200 הם חוב עתידי, 500 היו צריכים להיות משולמים לפני חודשיים ועוד 300 לפני 3 חודשים, מצ”ב הסבר לכל שדה בדוח.

  • חוב קודם: יתרת פתיחה –מתייחס לחוב ישן מעל 90 יום
  • 61-90: חובות בין 61-90 יום אחורה
  • 31-60: חובות בין 31 ל60 יום אחורה
  • 0-30: חובות של 30 יום אחורה
  • חוב עתידי: חוב שזמן הפרעון עדיין לא הגיע
  • חובות במסגרת: כמה מתוך החוב בתוך מסגרת האשראי
  • המחאות דחויות: שיקים שהתקבלו ותאריך הפרעון עדיין לא קרה
  • יתרת הכרטיס: סכ”ה
  • אובליגו: סכ”ה תנועות החובה פחות תנועות הזכות שתאריך שלהן קטן מתאריך הדוח {כמות הסחורה שניתנה ללקוח שהתמורה בגינה טרם נפרעה}

תאריך הערך נקבע במעמד קליטת המסמך או התנועה. ניתן לקבוע ללקוח תאריך ערך באופן אוטומטי בשדה תנאי תשלום בתוך כרטיס הלקוח.
הגדרות > כרטיסי הנהלת חשבונות > תנאי תשלום למשל: ש+90.

מחפשים תוכנה לניהול עסק לייעול הגבייה בארגון?

לקוח משלם ולקוח מקבל

כאשר אנחנו מפיקים תעודת משלוח ללקוח אחד אך המשלם הוא לקוח אחר יש להשתמש במנגנון לקוח משלם, רצוף בזאת ההסבר.

מנגנון לקוח משלם

כאשר המשלוח הוא לסניף והחיוב הוא למרכז הרשת יש צורך בשימוש במנגנון “לקוח משלם”.

הטכניקה היא פשוטה:

  1. הגדרת המנגנון כפי שיפורט בהמשך
  2. הפקת תעודת משלוח לסניפים
  3. הפקת חשבונית תקופתיתלמרכז הרשת
  4. במידת הצורך, ניתן לרכוש ממשק ייצוא לרשת שיווק, מכונה גם מערכת התאמת ספקים ממוחשבת, ע”פ רוב, לרשתות הגדולות תקן אחיד לגבי קבלת המסמכים מהספקים שלהם: חשבונית תקופתית מרוכזת וקובץ אסקי המכיל את פירוט כל תעודות המשלוח ומספרי הבול. ממשק זה יוצר קובץ אסקי סטנדרטי המכיל פירוט של כל תעודת המשלוח.

הגדרת מנגנון לקוח משלם

פתיחת כרטיס לכל סניף בנפרד כולל לסניף הראשי, חובה על כל רשת לתפוס כרטיסים עוקבים באינדקס החשבונות ובכלל כדאי שכל הרשתות יהיו ברצף באינדקס.
בכרטיס של מרכז הרשת אין צורך לסמן דבר למעט התייחסות האם ליצור ללקוח חשבונית נפרדת עבור כל סניף או במידה שלא יסומן V תצא חשבונית אחת אשר תכיל את כל תעודת המשלוח של כל הסניפים יחד.
בכרטיס של הסניף יש צורך לרשום בשדה הגדרת לקוח משלם (בשני הריבועים מצד שמאל) בשמאלי עליון – רושמים את מספר הכרטיס של מרכז הרשת בשדה שתחתיו יופיע שם הכרטיס.
מק”טים חלופיים, במידת הצורך, ניתן להשתמש במנגנון המקטים החלופיים ואז בחשבונית התקופתית יופיע המקטים החלופיים.

הפקת תעודת משלוח

תעודת המשלוח תופק לסניף. אם אחרי האספקה יש צורך להזין מספר בול, בשדה אסמכתא 2 בתיקון תעודת משלוח ( מסמכי מכירות ושיווק > פעולות נוספות )

הפקת חשבונית תקופתית

טרם הפקת החשבונית התקופתית, מפיקים דוח ריכוז תעודות משלוח לביקורת.
לבעלי הממשק – ניתן במסגרת הממשק לבצע את הבקשה בטרם הפקת החן.
אחרי שלב הבקרה, מפיקים חשבונית תקופתית.
חשוב לזכור – אם מעוניינים בהפקת חשבונית נפרדת עבור מרכז הרשת לכל סניף יש לסמן V בכרטיס הנה”ח של מרכז הרשת בשדה הרלבנטי, במידה ולא סומן שם V תצא חשבונית אחת עבור מרכז הרשת לכלל הסניפים