הנחיות לסוף שנת כספים – מעבר שנה
לקראת סוף שנת הכספים יש לעדכן כעת את שנת המס במסך ראשי >  הגדרות > מסך פרטי החברה
בשלושה שדות בלבד:
1. שנת המס הנוכחית יש להזין 2020
2. תאריכי אסמכתא – יש לרשום עד 31.12.2020
3. תאריכי ערך – יש לרשום עד 31.12.30
יש ללחוץ על שמירה בפינה השמאלית העליונה של המסך. אין צורך לחכות ל 01.01.2020 להיפך עדכנו עכשיו.

למי בכל זאת מיועדת תוכנית מעבר השנה והמערכת הרב שנתית?

תוכנית מעבר שנה מיועדת ללקוחות אשר משתמשים במודול הנהלת החשבונות המקצועית הכוללת את התאמות הבנקים, מערכת המעמ פקודות היומן וכו אשר מבקשים לעבוד חד שנתי וזאת בפניה בכתב למוקד התמיכה במייל support@crtv.co.il

מעבר שנה מתבצע בשני שלבים:

  1. הקמת החברה – בשלב זה תוקם חברה חדשה לשנת 2020 על פי ההגדרות של החברה  בשנת 2019  אשר אליה יועברו החשבונות, הפריטים והקופות.  אין צורך להקים את החברה ב Manager, מעבר שנה תבצע גם פעולה זו עבורכם. שלב זה יש לבצע מוקדם ככל האפשר ע”מ להיות מוכנים בזמן לתחילת השנה.

**חשוב מאוד** את החברה יש להקים במחשב הראשי במידה ווהמערכת יושבת בשרת/רשת.
שימו לב – סביב מעבר השנה צפוי עומס על מרכז השירות – התכוננו מבעוד מועד.

  1.  העברת הנתונים – בשלב זה נתחיל להעביר נתונים משנת 2019  לשנת 2020:

רשימת החשבונות, רשימת הפריטים, תנועות הנה”ח, תנועות מלאי,  תוכן הקופות, העברת הגדרות החברה (כולל מחירונים), מסמכים פתוחים ועוד..

חשוב ביותר!!!
ניתן להתחיל ולפעול בחברה החדשה, להפיק מסמכים ולרשום פעולות מבלי להפעיל את שלב ב’.
שלב זה יש לבצע על פי הצורך ובזמן הנוח ביותר לכם –  לאו דווקא ביום העבודה הראשון.
מומלץ להתחיל ולפעול בחברה החדשה ורק לאחר מכן להעביר נתונים ע”פ הצורך.

איך מבצעים מעבר שנה?

    • מפסיקים עבודה על המערכת בכל תחנות העבודה.
    • עוברים לחברה של 2019  אותה מעוניינים להעביר לשנת 2020
    • מפעילים את תוכנית מעבר שנה באמצעות: סרגל עילי > כלים > מעבר שנה.
    • פועלים ע”פ ההסבר בכל מסך .

טיפים למעבר שנה – מומלץ!

  • לא לחכות! לבצע את שלב א’ ולוודא כי שלב ב’ פעיל וברור בהקדם.
  • לקבל מרו”ח הנחיות ברורות מה להעביר ומתי.
  • טרם העברת הקופות, יש לבצע את כל ההפקדות לשנת 2019.
  • ספרור הפנקסים ייקבע באופן אוטומטי ל – 1, בשלב ב’ ניתן לבקש מהמערכת שתמשיך ספרור משנת 2019 וזאת בתנאי שלא הופקו בשנת 2020 מסמכי מקור כלשהם.
  • למעוניינים להעביר רק חלק מהפריטים או החשבונות –
    יש לבצע את ההעברה בשלב ב’ בלבד.
  • אחרי ביצוע שלב א’ במעבר השנה משתמשים שנכנסו אוטומטית לשנת 2019 ייכנסו אוטומטית לשנת 2020, על מנת לעבור חברה יש להיות בתפריט הראשי, להקיש ctrl+F1 ולבחור את החברה המבוקשת.

לתשומת ליבכם,
סביב מעבר השנה צפוי עומס על מרכז השירות – התכוננו מבעוד מועד ותיהנו משירות זמין ומהיר
.

עוד קצת מידע בנושא  – ניתוח שנתי, טיפים והכנות לשנת הכספים החדשה בתוכנת Manager:

שנת כספים מסתיימת ב 31.12 בכל שנה ומתחילה כמובן ב 01.01 בשנת הכספים החדשה. לקראת סוף השנה והתחלת השנה ישנם מספר חובות של בעל העסק אל מול הרשויות כגון דוחות כספיים, ספירות מלאי, דו”ח ערך מלאי ועוד. חלק מן הדוחות מטופלים על ידי רואה החשבון וחלקם על ידי העסק עצמו. בקיצור מכנים את תהליך ההכנה למעבר לשנה החדשה: “מעבר שנה”.

מעבר לחובה החוקית ישנה הזדמנות לרוב העסקים להבין האם השנה שחלפה הייתה מוצלחת והאם עמדו ביעדיהם.
באופן טבעי המטרה הראשונה של עסק היא להרוויח כסף.

10 טיפים לניתוח שנתי של הפעילות העסקית:

  1. דו”ח ניתוח ריווחיות –

    דו”ח זה מציג לכל מכירה את % הרווח שנוצר בגינה עם סיכום תקופתי. את הדוח ניתן לפלטר לפי לקוחות / פריטים / תקופת זמן ועוד וכמובן לייצא לאקסל להמשך ניתוח ניתן לבחור האם הריווחיות תוצג ביחס לעלות הנוכחית של הפריט או העלות ההיסטורית שלו את הדוח נמצא במרכז הדוחות תחת דוחות מכירות > דוחות ריווחיות > דוח ריווחיות לפי לקוחות


    הנתונים להמחשה בלבד

  2. מאזן בוחן לפי חודשים

    במערכת ה Manager ניתן לקשר פריט לחשבון הכנסה ובכך ליייצר תמונה מפורטת של הכנסות והוצאות גם לבעלי עסקים שאינם מנהלי חשבונות. בניתוח של כרטיסי ההכנסות וכרטיסי ההוצאות ניתן לקבל מצב של רווח לפי חודשי השנה. את הדוח נמצא במרכז הדוחות תחת דוחות מכירות > דוחות ריווחיות > דוח ריווחיות לפי לקוחות

    המחשת נתונים לאחר ייצוא לאקסל מהמערכת

  3. דו”ח ערך מלאי לתאריך

    דו”ח זה מציג את מכפלת יתרת הפריט במחסנים שנבחרו במחיר שלהם לפי מחירון שנבחר.
    בדרך כלל בסוף שנה נוהגים לחשב את ערך המלאי לפי מחיר הקניה האחרון בד”כ במערכת מצוין במחירון מספר 8.לעיתים יש צורך להציג ערך מלאי לפי מחירון FIFO או משוקלל נע ואז יש צורך לייצר אותו קודם במערכת המחירון ורק לאחר מכן להציג ערך מלאי לפיו.
    את הדוח נמצא במרכז הדוחות תחת דוחות מלאי ורכש > ערך מלאי לתאריך

  4. ספירת מלאי

    ספירת מלאי הוא תהליך בו אנחנו בוחנים את מצב המלאי הפיזי ביחס ליתרות הפריטים הרשומות בתוכנה.
    כאשר אנחנו רוכשים מוצר הוא נכנס למלאי וכאשר אנחנו מוכרים פריט הוא יוצא מהמלאי כך נבנות יתרות הפריטים במחסנים באופן בסיסי. ישנן כמובן פעולות נוספות המשפיעות על מצב היתרות של הפריטים במלאי.
    בתהליך ספירת המלאי אנחנו פועלים במספר שלבים:
    בשלב ראשון אנחנו מקפיאים את מצב המלאי לזמן הספירה
    בשלב שני מעדכנים את המערכת ביתרות שספרנו – ניתן לעדכן ידנית או לקלוט מאקסל. הרבה לקוחות נוהגים לשכור מסופון לספירות מלאי וטוענים לייצא ממנו את האקסל ולקלוט אותו בקלות למערכת. בשלב השלישי בוחנים את דו”ח ההפרשים שמציג את יתרות המחסן בתוכנה ביחס למה שנספר על המדף. זה הזמן לבצע בקרה ולקבל תמונה על הפערים במלאי תוך ניתוח הסיבות והסקת מסקנות תפעוליות שכן אין אפשרות לנהל מלאי ללא נהלי עבודה תומכים.
    בשלב הרביעי והאחרון מייצרים פקודת הפרשים שמייצרת תנועת מלאי ליתרה שנספרה בפועל.

  5. דו”ח תכנון מול ביצוע – במערכת התקציב והיעדים

    מערכת התקציב מאפשרת לנו לתכנן את סעיפי ההכנסה וההוצאה ולחבר אותם לכרטיסי ההכנסות וההוצאות האמיתיים שלנו במנג’ר כך שבלחיצת כפתור מתקבלת תמונת תכנון מול ביצוע, אופציה לאפליקציה:

  6. למי לא הפקנו חשבוניות השנה?

    דו”ח פשוט שאפשר להשתמש בו באופן תדיר בכדי לאתר שינויים בהתקשרויות עם הלקוחות הדוח נמצא במרכז הדוחות > דוחות בקרה > למי לא הפקנו חשבוניות השנה

  7. ניתוח שינויים במחירי הקניה

    רוצים לבצע ניתוח לגבי שינוי במחירי הספקים?
    היכנסו למרכז הדוחות > דוחות מלאי ורכש > ניתוח קניות > שינויים במחירי עלות

  8.  מלאי איטי

    דו”ח המציג לכם פריטים שלא בוצעה איתם כל פעולה במערכת מעל X ימים
    היכנסו למרכז הדוחות > דוחות בקרה > מלאי איטי

  9. ניתוח פיננסי

    דוח מרוכז המציג לכל לקוח את המצב הפיננסי שלו אצלינו ומאפשר לנו לקבל הערכת סיכונים.
    את הדוח ניתן למצוא במרכז הדוחות > דוחות מכירה > ניתוחי גבייה > ניתוח פיננסי

10. להתייעץ איתנו לגבי כל צורך עסקי שמעניין אותכם 🙂

מאחלים לכם שנה אזרחית מוצלחת! צוות קריאטיב סופטוור (1987) בע”מ