Tag Archive for: הפקת חשבונית

תוכנת מנג’ר היא תוכנה להפקת חשבוניות

חשבונית עסקה, חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה

חשבון עסקה / חשבונית עסקה הוא מסמך המחייב את הלקוח בדומה לחשבונית מס אך במקום לזכות הכנסות ומעמ הוא מזכה הכנסות מעבר. המשמעות של העניין היא שהעסקה עדיין לא מדווחת לרשויות אלא ממתינה לאישור הלקוח.

השימוש במסמך מסוג חשבונית עסקה בד”כ כפוף לאישור מנה”ח או רואה החשבון. כאשר העסקה מאושרת נהוג להפיק חשבונית מס לסגירת עסקה או חשבונית מס/קבלה לסגירת עסקה. במעמד סגירת העסקה הפקודה שנוצרת מחייבת את כרטיס הכנסות מעבר ומזכה את כרטיס הכנסות רגילות. בכרטיס הלקוח נוצרת שורה: ” לידיעה בלבד”.

דוגמא לשימוש בחשבון עסקה:

עסק המוכר בשלבים – למשל קבלן.

בוצעה עסקה ע”ס 500,000 ₪ ומופק חשבון עסקה – כך שהלקוח חייב כסף. בכל שלב של תשלום מופקת חשבונית מס קבלה לסגירת עסקה והסכום קטן עד לסגירת כל העסקה.

כאשר אנחנו מפיקים תעודת משלוח ללקוח אחד אך המשלם הוא לקוח אחר יש להשתמש במנגנון לקוח משלם, רצוף בזאת ההסבר.

מנגנון לקוח משלם

כאשר המשלוח הוא לסניף והחיוב הוא למרכז הרשת יש צורך בשימוש במנגנון “לקוח משלם”.

הטכניקה היא פשוטה:

1. הגדרת המנגנון כפי שיפורט בהמשך
2. הפקת תעודת משלוח לסניפים
3. הפקת חשבונית תקופתיתלמרכז הרשת
4. במידת הצורך, ניתן לרכוש ממשק ייצוא לרשת שיווק, מכונה גם מערכת התאמת ספקים ממוחשבת, ע”פ רוב, לרשתות הגדולות תקן אחיד לגבי קבלת המסמכים מהספקים שלהם: חשבונית תקופתית מרוכזת וקובץ אסקי המכיל את פירוט כל תעודות המשלוח ומספרי הבול. ממשק זה יוצר קובץ אסקי סטנדרטי המכיל פירוט של כל תעודת המשלוח.

הגדרת מנגנון לקוח משלם

פתיחת כרטיס לכל סניף בנפרד כולל לסניף הראשי, חובה על כל רשת לתפוס כרטיסים עוקבים באינדקס החשבונות ובכלל כדאי שכל הרשתות יהיו ברצף באינדקס.
בכרטיס של מרכז הרשת אין צורך לסמן דבר למעט התייחסות האם ליצור ללקוח חשבונית נפרדת עבור כל סניף או במידה שלא יסומן V תצא חשבונית אחת אשר תכיל את כל תעודת המשלוח של כל הסניפים יחד.
בכרטיס של הסניף יש צורך לרשום בשדה הגדרת לקוח משלם (בשני הריבועים מצד שמאל) בשמאלי עליון – רושמים את מספר הכרטיס של מרכז הרשת בשדה שתחתיו יופיע שם הכרטיס.
מק”טים חלופיים, במידת הצורך, ניתן להשתמש במנגנון המקטים החלופיים ואז בחשבונית התקופתית יופיע המקטים החלופיים.

הפקת תעודת משלוח

תעודת המשלוח תופק לסניף. אם אחרי האספקה יש צורך להזין מספר בול, בשדה אסמכתא 2 בתיקון תעודת משלוח ( מסמכי מכירות ושיווק > פעולות נוספות )

הפקת חשבונית תקופתית

טרם הפקת החשבונית התקופתית, מפיקים דוח ריכוז תעודות משלוח לביקורת.
לבעלי הממשק – ניתן במסגרת הממשק לבצע את הבקשה בטרם הפקת החן.
אחרי שלב הבקרה, מפיקים חשבונית תקופתית.
חשוב לזכור – אם מעוניינים בהפקת חשבונית נפרדת עבור מרכז הרשת לכל סניף יש לסמן V בכרטיס הנה”ח של מרכז הרשת בשדה הרלבנטי, במידה ולא סומן שם V תצא חשבונית אחת עבור מרכז הרשת לכלל הסניפים